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Procédures administratives pour les candidats à une mobilité Erasmus

Si vous souhaitez partir durant l'année académique 2018-19*, vous pouvez déjà préparer l'étape 1 ci-dessous dès la rentrée mais les permanences Erasmus du CrB ne sont accessibles qu'à partir du 3 octobre. Ensuite, le dossier complet (préparation de vos documents et introduire votre candidature ONLINE) doit être finalisé et envoyé pour le 10 janvier au plus tard.

La mobilité ne peut être effectuée dans le pays d'origine de l'étudiant (Ex.: Vous êtes de nationalité italienne et vous souhaiteriez partir en Italie). Cependant, si vous avez effectué toute votre scolarité en Belgique (études primaire et secondaire), vous pourriez envisager une mobilité Erasmus. Dans ce cas, une copie de vos diplômes est à prévoir.

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Pour les départs Erasmus durant l'année académique 2017-18, c'est trop tard ! Pour les départs en 2018-19, les permanences seront ouvertes dès le mardi 3 octobre 2017, 9h.

AVANT VOTRE DÉPART...

Il est très important de s'y prendre très tôt... Les procédures administratives peuvent être longues et mieux vaut s'y prendre à temps. Cela peut vous sembler compliqué mais prenez contact avec votre Coordinateur pour vous expliquer clairement la procédure !

 

1. Avant toute chose,

Lisez attentivement les procédures administratives que vous devez effectuer avant de constituer votre dossier avec le Coordinateur

Domaine

Quand puis-je partir ?

Que dois-je avoir réussi ?

Combien de temps puis-je partir?

Musique

Master « Bloc 1 »

Avoir réussi toutes les UE 601, 602 et 603. Néanmoins, 6 ECTS résiduels du bloc 3 sont tolérés et sous avis du jury de délibération.

Premier quadrimestre ou
deux quadrimestres

 

Master « Bloc 2 »

Avoir réussi toutes les UE 601, 602 et 603

Uniquement au premier quadrimestre.

L'UE PAP doit être validée au CrB (TEPAP et examen devant jury externe en fin d'année)

Théâtre

Bachelor « Bloc 3 »

Avoir réussi toutes les UE 601,
l'UE Interprétation et pratiques de la scène 602 et l’UE Techniques de la scène 602
(sauf Philo 601)

Premier quadrimestre ou
deux quadrimestres


Le dossier Erasmus est complexe et une partie de celui-ci doit être constitué par l'étudiant avant que le Coordinateur en constitue la partie la plus importante. Les documents doivent être réalisés sous PC et compatibles PC, les éventuelles enveloppes à envoyer sont à préparer par l'étudiant (l'impression et l'envoi sont pris en charge par le Conservatoire).

Augmentez vos chances de sélection: avoir des contacts avec l'un des professeurs de votre choix (Master class, cours privés, stages,...), mettre en contact votre professeur avec celui qui vous accueillera, ne choisissez pas que des établissements de haute renommée et rajouter de "petits" établissements dans votre choix, sélectionnez des établissements pour lesquels nous avons accepté des étudiants cette année (liste ici)...

Quelles sont ces procédures administratives qui vous incombent?

A. Venir à une séance d'information et à une permanence Erasmus en rassemblant plusieurs informations

Afin d'augmenter vos chances de partir, il est préférable de choisir au moins 3 établissements avec lesquels vous avez eu un contact avec le professeur de votre discipline; ensuite rassemblez les informations suivantes pour chaque établissement:

  1. Avant les congés de Noël, avoir au moins 3 voire 4 établissements qui vous accepteraient (vérifier son éligibilité au programme Erasmus dans ce document). Oubliez Berlin, Les USA, le Canada, ... aucun accord n'est possible. Vous pouvez en avoir 5 ou 6, si vous souhaitez augmenter vos chances !
    >> il faut avoir reçu toutes les réponses de vos contacts : professeurs et établissements doivent avoir répondus favorablement à une demande Erasmus, il faut être certain que le professeur est favorable à vous accueillir et que l'établissement accepte des Erasmus. Nous vous garantirons ainsi une bourse Erasmus.
  2. Sur base de la liste de vos choix, vous vous engagez à partir là où vous seriez acceptés;
  3. Sans avoir pris contact avec le professeur de votre choix (vous ou votre professeur du CrB), les chances d'être accepté sont très très faibles et ces établissements ne compteront pas comme établissements possibles;
  4. Si l'établissement est déjà partenaire Erasmus+ avec le Conservatoire royal de Bruxelles (liste ici), cela simplifie la procédure mais ce n'est pas obligatoire ;
  5. Regardez d'où viennent les étudiants que nous avons acceptés cette année et l'année dernière... C'est une chance supplémentaire d'être accepté là où nous avons accepté des étudiants !
  6. Vérifier auprès de chaque établissement la date de clôture de réception de votre candidature. Elle varie en fonction des établissements ; le lien suivant vous aidera dans cette recherche mais il faut vérifier les dates chaque année ! Attention, certains établissements clôturent les candidatures fin janvier !
  7. Il n'est pas possible de partir en dehors de l'Europe (USA, Canada, Asie, ...) ni dans votre pays d'origine (sauf si vous avez effectué toutes vos études secondaires en Belgique).

B. Venir à une deuxième permanence avec les documents à préparer et avant la deadline des établissements de votre choix :

Cette partie est à prendre compte pour les étudiants qui ont reçus une confirmation de finançabilité au 13 janvier (voire partie A).

Aucun document papier n'est demandé. Ils sont scannés ou envoyés par email.

Les établissements filtrent les étudiants-candidats en fonction de leurs profils scolaires, de leurs résultats et de leurs motivations. Il faut donc au préalable préparer ces documents communs et obligatoires à toute candidature:

Rappel: Les documents doivent être réalisés sous PC et compatibles PC, les éventuelles enveloppes à envoyer sont à préparer par l'étudiant (l'impression des documents et l'envoi sont pris en charge par le Conservatoire).

  1. Pour janvier, avoir la liste définitive de vos choix (avec les réponses favorables)
  2. Une lettre de motivation personnelle dans la langue du professeur concerné et motivant votre souhait de partir en Erasmus, signature manuscrite;
  3. Une ou plusieurs lettres de recommandation de vos professeurs principaux du CrB et adressées aux professeurs concernés dans une langue commune, signature manuscrite;
  4. Un CV complet et mis à jour (y indiquer aussi votre date de naissance, nationalité, adresse, tel, ...)
  5. Une vidéo d'une de vos prestations artistiques (3 pièces de caractères différents et d'une durée maximale de 20 min) en lien internet ET audio (lien youtube ou soundcloud, PAS DE TELECHARGEMENT !!). Pour le théâtre, trois liens internet pointant vers une vidéo de présentation personnelle, une lecture de texte et un extrait de spectacle (lien youtube ou soundcloud, PAS DE TELECHARGEMENT !!);
  6. Demander le relevé de vos résultats au secrétariat étudiant (tous les résultats obtenus dans l'enseignement supérieur avant l'introduction de votre candidature);
  7. Demander votre contrat d'étude 17-18 au secrétariat ;
  8. Remplir le Student Application Form (1 PAR ETABLISSEMENT ! ) : DOC 1
  9. Remplir le Learning Agreement (tout ce qui est en rouge et compléter la liste des cours que vous suivrez là bas (Tableau A: liste des cours à reprendre dans le catalogue de leur établissement en ne traduisant pas les intitulés, en indiquant le nombre de crédits et les abréviations s'il y en a et, Tableau B : réécrire la liste des cours que vous auriez suivis au CrB pendant l'année de votre Erasmus) : DOC 2 (1 PAR ETABLISSEMENT ! )
    Ce Learning Agreement est une première fois complété et signé numériquement afin qu'il se rapproche le plus possible de sa version définitive. La version définitive est signée durant une permanence Erasmus et jamais par mail.

Augmentez vos chances de sélection: avoir des contacts avec l'un des professeurs de votre choix, mettre en contact votre professeur avec celui qui vous accueillera, ne choisissez pas que des établissements de haute renommée et rajouter de "petits" établissements dans votre choix, sélectionnez des établissements pour lesquels nous avons accueillis des étudiants cette année...

Dès que vous connaissez vos deadline et que vous avez reçu vos réponses des établissement, une présence à au moins une voire deux permanences est exigée afin de prévoir les dates d'envoi des candidatures. Les candidatures sont envoyées uniquement en permanence, au plus tard le 4 mai, quelle que soit la deadline.

2. Le Coordinateur Introduira votre candidature Erasmus OUT en ligne et attendra la réponse de confirmation. L'acceptation de votre candidature est parfois tardive (fin mai, voire juillet). L'étudiant ne peut introduire lui-même une candidature via une autre procédure ! Une candidature avec tous les documents est suffisante même si vous avez plusieurs choix d'établissements. Le Student Application Form peut cependant être différent mais c'est rare pour les pays européens et déjà partenaires du CrB.

DÈS VOS CANDIDATURES ENVOYÉES...

3. L'établissement d'accueil approuve ou non la demande de mobilité et transmet sa décision au Coordinateur Erasmus du CrB et à l'étudiant concerné. Une lettre de confirmation est parfois envoyée.

Si vous êtes acceptés, il y aura lieu de suivre les points suivants voire de les préparer... :

4. Votre inscription au Conservatoire royal de Bruxelles doit être administrativement en ordre avant votre départ: 100% du minerval pour l'année 2017-18 totalement payé avant votre départ. Si vous partez en Erasmus en ayant payé que 10% de votre minerval, vous n'aurez pas votre Bourse Erasmus.

5. Le coordinateur Erasmus s'assure que l'échange est possible en contactant l'établissement qui accueillera l'étudiant. L'échange n'est confirmé qu'après la signature d'un accord bilatéral de coopération (Bilateral Agreement ou Inter Institutional Agreement). Nous avons déjà signé plusieurs accords bilatéraux mais il est possible d'en prévoir d'autres. Il n'y a qu'un accord bilatéral par établissement. Une fois signé, il reste valable jusqu'en 2020. C'est notre directeur Frédéric de Roos qui signe ces accords bilatéraux.

6. Avant le 6 juin, votre contrat d'étude (Learning Agreement for studies; L.A.) doit être rédigé et approuvé définitivement, même s'il avait déjà fait l'objet d'une rédaction pour la candidature. Il s'agit de la liste des cours que l'étudiant devra suivre là-bas. Il devra s'engager à suivre les cours qui y sont précisés. Ces cours doivent totaliser le total annuel requis de 60 ECTS (30 ECTS pour un quadrimestre) mais cela peut varier. En fin d'année, les crédits seront automatiquement transférés au CrB, et le travail accompli par l'étudiant à l'étranger sera pris en compte dans son cursus tout comme s'il avait accompli cette année d'études à Bruxelles. Ces L.A. sont validés par Vincent Heylen et signés par le Coordinateur du CrB. Sans approbation de votre L.A., votre séjour ne pourra pas être reconnu et votre bourse ne sera pas octroyée. Les modifications ultérieures sont "exceptionnelles" (modification d'horaire à l'arrivée, cours qui n'existerait plus, ...) et validées par les deux établissements. Remplir clairement le L.A., indiquer les dates exactes de votre mobilité et le lien du catalogue du cours.

7. Test de langue OBLIGATOIRE, AVANT et APRES le séjour Erasmus d'au moins 2 mois si l’une des langues suivantes est utilisée comme langue principale d’enseignement (me communiquer dès que possible la langue d'enseignement officiel de votre établissement d'accueil !) : Bulgarian, Czech, Danish, German, Greek, English, Spanish, Finnish, French, Croatian, Hungarian, Italian, Dutch, Polish, Portuguese, Romanian, Slovak and Swedish up until B2 level for Portuguese; and at A1 level for Bulgarian, Czech, Danish, Greek, Finnish, Croatian, Hungarian, Polish, Romanian, Slovak and Swedish (sauf s'il s'agit de la langue maternelle de l'étudiant). Le test en ligne évalue les compétences linguistiques – audition, lecture et écriture – selon le Cadre Européen Commun de Référence (CECR).

Les participants doivent OBLIGATOIREMENT remplir le premier test de niveau avant de partir en mobilité afin de permettre l'évaluation de leurs compétences linguistiques sauf circonstances exceptionnelles dûment justifiées.

En fonction de leur maitrise de la langue, les participants ont la possibilité d’accéder à la plateforme d’apprentissage OLS pour suivre un cours de langue en ligne avant ou pendant leur période de mobilité. Cela doit être convenu entre l’apprenant et l’institution/organisation responsable de la sélection.

Pour avoir accès au test de langue, l'étudiant recevra un email du Coordinateur du CrB avec un login et mot de passe pour accéder à la plateforme du test.

Pour rappel, les étudiants ayant obtenu, lors de leur première évaluation, un résultat allant du niveau A1 au niveau B1 du CEFR se voient automatiquement attribuer une licence de cours de langues. Les étudiants ayant obtenu un résultat supérieur ne reçoivent pas d’invitation automatique et c’est au bénéficiaire à attribuer éventuellement une licence cours sur base des besoins et motivation des étudiants, avec également possibilité, pour ces étudiants, de suivre un cours dans la langue locale si celle-ci diffère de la langue d’enseignement. Cette opportunité est également offerte aux étudiants dont la langue d’enseignement est la langue maternelle.
Pour l'année académique 2017-18, 30 EUR vous seront versés sur présentation d'un facture d'achat pour un logiciel ou un livre d'apprentissage d'une langue.

8. Une assurance maladie est obligatoire pour tous les étudiants quittant le territoire et effectuant une Mobilité Erasmus. Cette assurance est parfois exigée pour une candidature. La carte européenne d'assurance maladie est indispensable et vous pourrez vous la procurer en consultant le site de l'UE.

L'assurance doit obligatoirement comprendre les éléments suivants:
- assurance voyage (y compris dégât ou perte des bagages), 
- responsabilité civile (incluse déjà dans l'actuelle assurance scolaire)
- accident et maladie grave (y compris incapacité temporaire ou permanente), 
- décès (y compris rapatriement)

Dès que votre mobilité a été approuvée et confirmée, vous chercherez un logement et votre ticket d'avion !
Site intéressant pour info logement erasmus : http://erasmusu.com/fr

8.1. Avec le L.A., remplir et me renvoyer signé votre contrat de bourse (compatible PC)

DÈS L'ARRIVÉE SUR PLACE...

Dès que l'étudiant arrive dans son établissement d'accueil, il devra rapidement mettre à jour ce contrat d'étude avec le Coordinateur de cet établissement et faire signer son attestation d'arrivée. Ces deux documents doivent être envoyés au Coordinateur du CrB dans les 10 jours suivant la date d'arrivée.

9. S'il y a des modifications "exceptionnelles", le contrat d'études (Learning Agreement for studies) doit être approuvé, confirmé et signé par les deux établissements de manière définitive une fois l'étudiant arrivé.

10.  Bourse ERASMUS (les Erasmus qui partent en Belgique, les "BELGICA", ne sont pas concernés): il sera proposé à l’étudiant d’introduire une demande d’aide financière au mois de mars précédent le départ pour couvrir les frais de voyage et de séjour en fonction du lieu de destination et de la durée du séjour. Seule l'agence nationale Erasmus du pays d'origine donne les informations précises du montant alloué à l'étudiant. Attention: l'agence peut ne pas octroyer une bourse à tous les Erasmus ! Les pays signataires de la charte Erasmus+ sont divisés en trois catégories. Normalement, le même montant est alloué à tous les étudiants ayant choisi le même pays pour la même durée de séjour. Les étudiants dont les situations personnelles ou familiales mettent les ressources financières en difficulté peuvent demander une bourse supplémentaire (documents et preuves seront demandés pour appuyer cette demande). Un contrat de bourse sera signé entre l'étudiant et le Conservatoire royal de Bruxelles stipulant le montant et les phases de versements. Les étudiants se voyant refuser cette aide financière, les "Zero-EU grant students" et qui réunissent toutes les conditions pour pouvoir partir, peuvent néanmoins demander une aide à d'autres associations telles que le WBI ou partir sur fonds propres. Attention ! Les étudiants désireux de se rendre en Suisse ne recevront plus de bourse Erasmus (contacter le Conservatoire suisse pour savoir s'ils aident financièrement les séjours).

Montant de la bourse Erasmus: elle varie entre 250 à 350 EUR / mois. Attention: spécifier à votre Coordinateur si vous êtes un étudiant allocataire d'une bourse d'études de la FWB (*étudiants allocataires: allocataire d'une bourse d'études de la FWB ou ayant bénéficié d'une allocation d'études de la FWB l'année précédant son départ et répondant pour l'année de départ aux critères d'octroi pédagogiques des mêmes allocations). *Guide du porteur de projet 2015 (AEF).

Taux mensuels et pays éligibles

Classification des pays  

 

 

 

Groupe 1

Coût de vie élevé (350/mois)

Autriche, Danemark, Finlande, France, Irlande, Italie, Liechtenstein, Norvège,  Suède, Royaume-Uni

Groupe 2

Coût de vie moyen (300/mois)

Belgique, Croatie, République Tchèque, Chypre, Allemagne, Grèce, Islande, Luxembourg, Pays-Bas, Portugal, Slovénie, Espagne, Turquie

Groupe 3

Coût de vie bas (250/mois)

Bulgarie, Estonie, Hongrie, Lettonie, Lituanie, Malte, Pologne, Roumanie, Slovaquie, Ancienne République yougoslave de Macédoine

 

Taux mensuels d’application dans le cadre de la convention

 

Mobilité d'études : étudiants non allocataires

Mobilité d’études : étudiants allocataires*

Groupe 1

350 €

 

500 €

Groupe 2

300 €

 

450 €

Groupe 3

250 €

 

400 €

*Par "étudiant allocataire", il faut entendre étudiant allocataire d'une bourse d'études de la Fédération Wallonie-Bruxelles ou ayant bénéficié d’une allocation d’études de la FWB l’année précédant son départ et répondant pour l’année du départ aux critères d’octroi pédagogiques des mêmes allocations (les conditions pédagogiques sont détaillées sur le site internet du Service des Prêts et Allocations d'Etudes de la FWB www.allocations-etudes.cfwb.be sous la rubrique Supérieur>conditions pédagogiques).

11. Pour recevoir la première tranche de 80% de la bourse sur le compte bancaire, quatre documents doivent être envoyés PAR MAIL endéans les deux semaines qui suivent votre arrivée dans l'établissement :

1) L'attestation d'arrivée (signée par l'établissement où vous arrivez)
2) Vérifier auprès du secrétariat du Conservatoire royal de Bruxelles si vous êtes bien en ordre d'inscription (100% du minerval payé + inscription en ordre)
3) Mise en ordre du Learning Agreement dans les 10 jours suivant l'arrivée et le faire signer par l'établissement d'accueil
4) Avoir rempli votre contrat de bourse, le signer et le renvoyer au CrB (scan)

> Une fois ces documents signés, complétés ET envoyés à Bruxelles PAR EMAIL, le coordinateur du Conservatoire de Bruxelles enverra la demande de paiement à la comptabilité.

Dès que l'étudiant est en possession d'un document en ordre, il me l'enverra directement par mail: salvatore.gioveni@conservatoire.be

12. A ce stade, une fois le contrat de bourse signé, il pourra chercher un logement (une des principales priorités) et mettre en ordre ses assurances durant le séjour. Si un visa est exigé, c'est à ce moment qu'il devra se le procurer. Vérifiez la disponibilité du voyage par avion/train. C'est l'étudiant qui prend en charge ces 3 étapes administratives : logement, voyage et assurance. L'assurance est obligatoire et doit couvrir l'assurance voyage (y compris dégât ou perte des bagages), la responsabilité civile, l'accident et maladie grave (y compris incapacité temporaire ou permanente) et le décès (y compris rapatriement).

13. Depuis 2014, la Communauté Européenne a mis en place un outil linguistique en ligne afin de soutenir et d'évaluer le niveau de langue avant et après le départ. Cette évaluation linguistique en ligne dès février/mars est obligatoire pour chaque étudiant à la fois avant et après la période de mobilité si la langue des cours de l'institution est l'anglais, l'allemand, le français, le néerlandais, l'italien ou l'espagnol. Cependant, l'établissement d'accueil peut offrir des cours de langue en ligne (2-12 mois) pour l'étudiant sortant si le niveau de l'étudiant est au-dessous du niveau recommandé. Pour les autres langues, l'institution d'accueil peut offrir des cours de soutien à l'aide d'une bourse spécialement prévue.

14. Avant son départ, l'étudiant reçoit la charte Erasmus l'informant de ses droits et obligations pendant la mobilité.

Il est conseillé d'arriver quelques jours avant le début des cours et de suivre des cours de langues avant le départ.

Il ne s'agit pas de taux minima ou maxima mais bien de montants fixes.
Les taux en vigueur doivent être publiés sur le site internet des EES.

 

 

DÈS LE RETOUR...

15. Le CrB approuve les résultats obtenus dans l'établissement d'accueil tel que déclaré dans le contrat d'étude. L'étudiant devra donc s'assurer de recevoir un relevé de notes (Transcripts of records). Ces résultats seront encodés dans la liste des résultats du CrB. L'établissement d'accueil doit fournir à l'étudiant et au Conservatoire une confirmation que le programme convenu dans le contrat d'étude a été achevé, marquant le nombre de crédits ECTS et le grade obtenu. Un relevé de notes imprimées du registre de l'étude de l'établissement d'accueil peut remplacer le tableau E dans le contrat d'étude si le contenu est le même. L'établissement d'envoi est tenu de fournir les résultats de l'étudiant dans le délai prévu; cela devrait être fait dans les trois semaines après la publication des résultats de l'étudiant dans l'établissement d'accueil.

16. Une confirmation de retour est nécessaire et doit être signée par le Coordinateur du CrB et envoyée à l'établissement hôte. Elle détermine la date de début et de fin de la période de mobilité et sert de vérification pour le paiement de la subvention et si elle était conforme à la longueur réelle de l'échange. La date de début est le premier jour de présence dans une institution, par exemple, l'orientation ou la formation linguistique. La date de fin est la date limite où l'étudiant est tenu d'être présent dans l'institution. NB! Pas de jours supplémentaires ou de déplacement dans la longueur de la période de mobilité.

17. Les coordinateurs des deux établissements encodent toutes données de collaboration, échanges et rapports de la mobilité dans le programme Mobility Tool mis à disposition par la Communauté Européenne. Cet encodage est automatiquement généré et envoyé aux coordinateurs à la fin de l'échange.

18. Les deux établissements sont invités à contrôler et à évaluer la qualité des échanges. Le coordinateur du Conservatoire se charge alors de rencontrer les étudiants Erasmus entrants et sortants. L'agence nationale Erasmus peut demander cette évaluation à tout moment.

19. L'étudiant doit remplir un rapport final envoyé par mail par l'agence nationale belge Erasmus

20. Pour recevoir les 20% restants de votre bourse Erasmus, l'étudiant devra :

1) Avoir rempli le rapport final (envoyé par l'AEF)
2) Remettre au Coordinateur du Conservatoire de Bruxelles au plus tard le 10 juillet son Transcript of records (L.A. section: After Mobility) remis par l'établissement hôte
3) Revenir en Belgique avec une attestation de séjour remise et signée par l'établissement hôte
4) Réaliser le test OBLIGATOIRE de langue OLS

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
 
WEBMASTER : Salvatore GIOVENI
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