ERASMUS STAFF OUT

Procédures administratives pour le personnel enseignant ou administratif candidat à une mobilité Erasmus à des fins de mission d'enseignement, de recherche ou d'observation (en Europe)


Actuellement, durant la crise COVID, les bourses de mobilité seront versées en partie avant la mobilité (10%) et le solde restant quand la mobilité a été réalisée (90%): prenez soin de prendre une assurance annulation pour votre vol et l'hébergement afin de ne pas engager des frais qui ne pourraient être remboursés. Les mobilités Erasmus sont validés comme "voyages essentiels" par le SPF des affaires étrangères mais vous devrez néanmoins respecter les mesures administratives décrites sur leur site. Si vous souhaitez inviter du personnel enseignant, ce n'est actuellement pas possible.

Document : Règles générales Erasmus COVID consultable ici

Liens utiles:
info-coronavirus.be
https://diplomatie.belgium.be/fr

Pour les projets qui dépassent les frontières européennes, veuillez vous rediriger vers le programme Erasmus+ Key Action 107. La procédure est plus complexe et reglementée par d'autres critères de sélection. Ces projets seront entièrement pris en charge par l'interessé (information, réunion d'information à l'Agence, remplissage des documents, rédaction des objectifs, ... afin que le projet soit selectionné par l'Agence Erasmus). A ce jour, seule la Géorgie fait partie de nos partenaires KA 107 et les mobilités sont déjà "réservées".
Lien d'information pour la KA 107 - Guide pour porter à bien votre projet KA 107

 

Si vous souhaitez partir en Erasmus, les demandes doivent être introduites avant la mois de janvier qui précède l'année académique concernée. Le nombre de missions étant limité, l'ordre chronologique des dossiers sera pris en compte. Néanmoins, n'hésitez pas à prendre contact avec le coordinateur pour obtenir une première information ! Pour partir durant l'année en cours, il faut demander un financement supplémentaire (pas toujours octroyé).

Pour valider définitivement votre mobilité, ces deux documents (contrat de bourse et Teaching Agreement) doivent être remplis INTEGRALEMENT et signés pour pouvoir prendre en compte votre demande avant votre départ. Le forfait de la bourse ne prenant en charge que votre logement et le déplacement, n'hésitez pas à réserver vos déplacements bien à temps et gardez tous vos tickets (hébergement, avion et per diem) !

Vous pouvez toujours vous rendre à l'une des permanences ERASMUS pour toute aide ou information concernant votre projet et même remplir vos documents et les signer, c'est bien plus efficace que des emails ! RDV en cliquant ICI : http://bit.ly/Erasmus-crb

Chêne (rez-de-chaussée): mercredi: 10h à 13h et 14h30 à 17h30

Avant tout...

  • La Mobilité ne peut être effectuée que dans un pays membre de l'UE et seulement si un échange est réalisé: un membre du personnel 'sortant' invite dans la même année académique son homologue étranger à Bruxelles. Souvent, l'échange se fait si vous connaissez un professeur dans un autre établissement. Dans le cas contraire, il faut trouver une personne qui fera l'échange avec vous;
  • Vous vous engagez à prendre en charge les modalités pratiques de l'accueil de votre collègue (réservation des classes, réalisation d'une affiche promotionelle chez notre chargée de production, dissémination de son arrivée via votre CO, etc etc);
  • Votre mission n'excèdera pas 3/4 jours, hors voyage;
  • Votre mission ne peut pas être effectuée dans le pays de votre lieu de résidence (sauf si vous souhaitez ne pas recevoir de bourse Erasmus);
  • Il faudra remettre vos preuves d'achats du ticket d'avion, des dépenses liées à l'hébergement et des assurances;
  • Il faudra aussi prévoir une assurance annulation pour l'avion et l'hôtel;
  • Il peut s'agir de trois types de mobilité:  
    • Missions d’enseignement : cette activité permet au personnel des EES participant au programme d’enseigner dans un EES partenaire à l’étranger. 
    • Missions de formation (formation ou mission d’observation) : l’objectif de ce type de mission est le développement professionnel des membres du personnel, cet objectif doit s’inscrire dans la stratégie d’internationalisation et de modernisation du bénéficiaire. S'il s'agit d'une formation professionnelle, il n'y a pas d'échange demandé (ies remises de cours sont d'application).
    • Experts invités : cette activité permet à un EES d’inviter les membres du personnel d'entreprises et/ou d’organismes publics ou privés d’un pays du Programme actif sur le marché du travail ou dans les domaines de l’éducation, de la formation et de la jeunesse (y compris les doctorants employés) à venir enseigner  chez lui.
  • Si votre mission s'inscrit dans ce cadre institutionnel et si votre demande de subside est demandée dans les délais, un aide financière forfaitaire et par mission vous sera octroyée par l'Union Européenne et varie entre 150 et 650 EUR pour vous aider à réaliser votre projet. Cette aide est payée directement après votre mission (voir condition COVID ci-dessus), en un seul versement. Il s'agit d'une aide financière et non d'un remboursement de tous vos frais. Toutefois, vos frais devront être prouvés en nous envoyant vos justificatifs et l'estimation devra tenir compte des prix les plus avantageux, ... Cette bourse couvre généralement vos frais d'avion et d'hôtel.

    Cette aide varie en fonction du pays et de la durée de votre séjour. Il s'agit d'un calcul automatisé qui tient compte de plusieurs paramètres. C'est pourquoi le montant définitif peut varier entre deux missions effectuées pendant la même période dans des pays voisins ! Si le budget que vous aviez estimé dépasse l'aide octroyée, la différence sera à votre charge. Votre budget prévisionnel proposé ne peut donc être considéré comme définitif: vous recevrez un montant fixe variable en fonction du pays et de la durée du séjour et calculé en fonction des montants soumis par l'Agence Nationale Francophone Erasmus. Le budget définitif sera transcrit dans un contrat de bourse signé par le Conservatoire et le Membre du personnel avant son départ. Aussi, si vos frais de voyage sont très inférieurs à la bourse Eramsus, celle-ci sera diminuée afin d'en faire profiter d'autres collègues qui souhaitaient partir ! Dans ce dernier cas, nous garantissons la couverture de vos frais (avion et hôtel).

  • Pour le Staff "entrant", c'est à dire, si vous souhaitez inviter un collègue européen, un échange n'est pas demandé et il est toujours possible d'inviter quelqu'un ! Il n'y a pas de dealine. Vous pourrez inviter des experts, des professeurs, du personnel adminsitratif tout au long de l'année acédémique. Cependant, vous prendrez en charge l'accueil du professeur et l'encadrement de son séjour à Bruxelles (accueil au Conservatoire, réservation de l'auditorium avec M. Heylen, réservation des classes, planning, ...). Vous vous engagez à promouvoir cette Master Class ou autre mission Erasmus en réalisant une affiche avec l'aide du service Production du Conservatoire (production@conservatoire.be) en mentionnant clairement "Dans le cadre de projets Erasmus+. Coordination: Salvatore Gioveni et votre nom). Pour information, si vous souhaitez héberger ou engager des frais divers pour l'accueil de votre collègue, c'est bien entendu à votre charge. En vous concertant avec votre collègue étranger, vous vous mettez d'accord sur les dates de sa venue.

    Pour introduire une demande de Staff "entrant", veuillez remplir inégralement ce document et le renvoyer à Salvatore Gioveni. Document: cliquez-ici

    Exemple de mission d'enseignement:
    Madame X souhaite partir au Conservatoire Supérieur de Madrid pour y effectuer une mission d'enseignement de 3 jours avec 18h de cours dispensés. La durée de la mission, voyage compris est de 5 jours. Une aide financière de 485 EUR pourra lui être octroyée. En échange, Monsieur Y du Conservatoire Supérieur de Madrid viendra effectuer une mission d'enseignement dans notre Conservatoire pour la même durée de mission durant la même année académique.

 

  • Si vous souhaitez partir en Erasmus :

    Rassemblez toutes les informations concernant le professeur, l'établissement, les dates d'échange...

    1. Remplir intégralement les deux documents (contrat de bourse et Teaching Agreement) et les signer deux semaines avant votre départ (s'ils sont incomplets, la demande n'est pas pris en compte et sans signature le jour de votre départ, la bourse ne sera pas octroyée)
    2. Demander au professeur que vous inviterez d'écrire au Coordinateur du CrB pour valider votre invitation (une lettre d'invitation est obligatoire)
    3. Les coordinateurs donneront leur accord concernant la faisabilité du projet et prendront en charge votre dossier;




    Si votre projet est accepté:

    AVANT LE DEPART
    7) Signer le contrat de bourse et le renvoyer PAR EMAIL au Coordinateur du CrB
    8) Finaliser et signer le Mobility Agreement ou Convention pour mission d’enseignement/de formation avec le Coordinateur du CrB. Le paiement sera effectué à ce moment là.

    JUSTE AVANT VOTRE RETOUR
    9) Faire signer par votre établissement d'accueil, votre attestation de séjour afin de confirmer la réalisation de votre mission. C'est une obligation institutionnelle demandée par l'Agence. Ce document vous sera remis avant le départ.

    APRES VOTRE RETOUR
    10) Dès votre retour en Belgique, vous devrez remplir en ligne un rapport final remis à l'Agence Européenne Francophone (AEF). Un mail automatisé vous sera envoyé par l'AEF dans les jours qui suivent la fin de votre mission.


Bonne mission !

Salvatore GIOVENI

 

Sources: http://www.erasmusplus-fr.be/menu-expert/ac1mobilite/enseignement-superieur-pays-programme/

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
 
WEBMASTER : Salvatore GIOVENI
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