ERASMUS OUT

AVANT VOTRE DÉPART…

Il est très important de s’y prendre très tôt… Les procédures administratives peuvent être longues et mieux vaut s’y prendre à temps.

Cela peut vous sembler compliqué mais prenez contact avec votre Coordinateur pour vous expliquer clairement la procédure !

Calendrier général :

1. S’y prendre dès la rentrée académique qui précède votre année Erasmus !! L’inscription comme candidat Erasmus est obligatoire et se fait uniquement en présentiel (avant le 15 novembre, sans exceptions !!).
2. Avant les congés d’hiver (décembre) : avoir trouvé au minimum 3 établissements dont le professeur a émis un avis favorable à recevoir votre candidature > prévoir de fournir les preuves de vos contacts (master classes, e-mails, etc etc).
3. Avant les congés de printemps (avril), toutes vos candidatures doivent être envoyées.

Lisez attentivement les procédures administratives que vous devez effectuer avant de constituer votre dossier avec le Coordinateur.

Le dossier Erasmus est complexe et une partie de celui-ci doit être constitué par l’étudiant avant que le Coordinateur en constitue la partie la plus importante.

Augmentez vos chances de sélection: avoir des contacts avec l’un des professeurs de votre choix (Master Classes, cours privés, stages,…), mettre en contact votre professeur avec celui qui vous accueillera, ne choisissez pas que des établissements de haute renommée et rajouter de “petits” établissements dans votre choix, sélectionnez des établissements pour lesquels nous avons accepté des étudiants cette année (liste ici)… Vous pouvez candidater jusqu’à 6 établissements (dont 3 avis favorables reçus).

Quelles sont les procédures administratives qui vous incombent ?

4. Avoir envoyé toutes vos candidatures avant les congés de Pâques (attention aux deadline de certaines écoles qui seraient déjà en janvier ou février ou mars!)

5. Avoir clôturé l’étape C avant le 15 juin

Svp, libérez du temps le mercredi afin de venir à une permanence toutes les trois semaines pour éviter d’être en retard dans la procédure : je vous aiderai dans les démarches et cela évite tout retard dans la procédure ! 

A. Premières étapes obligatoires afin de recevoir une bourse et être candidat Erasmus pour l’an prochain

3. Sur base de la liste de vos choix, vous vous engagez à partir là où vous serez acceptés et d’envoyer toutes ces candidatures;

4. Si l’établissement est déjà partenaire Erasmus+ avec le Conservatoire royal de Bruxelles (liste ici), cela simplifie la procédure mais ce n’est pas obligatoire ;

5. Regardez d’où viennent les étudiants que nous avons acceptés dans cette page… C’est une chance supplémentaire d’être accepté là où nous avons accepté des étudiants !

6. Rappel : il n’est pas possible de partir en dehors de l’Europe (USA, Canada, Asie, …), ni dans votre pays d’origine (sauf si vous avez effectué toutes vos études secondaires en Belgique), ni en Belgique, ni en Suisse.

Si vous avez rempli toutes ces conditions, vous serez candidat Erasmus avec l’octroie d’une Bourse. Vous recevrez une confirmation de participation à la rentrée de janvier ou avant si tout est en ordre. Passez dès lors au point B ci-dessous afin de préparer vos candidatures.

Inclusion et diversité

Un soutien particulier est mis en place pour les étudiants à besoins spécifiques, aux allocataires d’une bourse d’étude de la FWB et aux étudiants dans une situation personnelle, familiale et/ou financière difficile. N’hésitez pas à prendre RDV avec votre coordinateur pour vous aider dans cette démarche particulière.

La mobilité internationale est une composante essentielle de l’enseignement supérieur des arts, et elle doit être accessible à tous les étudiants, quelle que soit leur origine ou leurs opportunités antérieures.

Dans le cadre de la charte Erasmus, nous nous engageons à promouvoir une véritable stratégie d’inclusion, à la fois qualitative et quantitative, pour maximiser les bénéfices de la mobilité pour tous les étudiants.

Sur le plan qualitatif, nous nous efforcerons de garantir que chaque étudiant participant à un programme de mobilité bénéficie d’une expérience d’apprentissage de haute qualité. Cela implique une évaluation approfondie des besoins spécifiques de chaque étudiant entrant, en particulier ceux qui ont moins d’opportunités. Nous mettons en place un système de tutorat personnalisé pour les étudiants entrants, où des tuteurs expérimentés (anciens étudiants Erasmus) les guideront tout au long de leur séjour. De plus, des cours de langue FLE et des séjours culturels sont proposés pour faciliter leur intégration et leur compréhension de l’environnement académique. Des tickets de train et un abonnement annuel aux transports publics sont offerts aux étudiants entrants. Un welcome pack contenant des informations utiles sur la ville, les activités culturelles et sociales sont distribués.

Quantitativement, nous visons à accroître le nombre d’étudiants entrants issus de milieux moins favorisés. Pour ce faire, nous développons des activités de sensibilisation lors de nos appels aux candidatures, afin d’encourager les jeunes talents musicaux à poursuivre des études supérieures dans d’excellentes conditions académiques. Ces activités comprendront des workshop organisés par le programme Erasmus, des “foires d’instruments”, des séances d’orientation sur les possibilités d’études musicales. De plus, nous travaillerons en étroite collaboration avec des organisations locales et internationales pour offrir des bourses et des financements aux étudiants entrants ayant moins d’opportunités. Ces ressources financières permettront de réduire les obstacles économiques à la mobilité et d’ouvrir davantage de portes aux étudiants talentueux, quel que soit leur contexte socio-économique.

En résumé, notre stratégie d’inclusion pour les activités de mobilité dans le cadre de notre charte Erasmus repose sur une approche holistique, garantissant à chaque étudiant entrant une expérience d’apprentissage de haute qualité tout en élargissant l’accès aux étudiants ayant moins d’opportunités grâce à des activités de sensibilisation et des financements appropriés. Nous croyons fermement en l’importance de l’inclusion dans notre établissement et nous nous engageons à faire de cette vision une réalité.

Pour améliorer les dispositions de l’ECHE (Erasmus Charter for Higher Education) en matière d’inclusion, notre d’enseignement supérieur peut suivre plusieurs mesures. Tout d’abord, il organise des sessions de sensibilisation régulières pour le personnel et les étudiants sur les questions d’inclusion, mettant l’accent sur la diversité culturelle, linguistique et sociale, tout en offrant des formations aux enseignants et au personnel administratif sur les meilleures pratiques pour soutenir les étudiants en situation de handicap, les étudiants issus de milieux défavorisés ou les étudiants réfugiés.

Ensuite, l’établissement peut adapter ses infrastructures physiques pour garantir l’accessibilité aux personnes handicapées et numériques pour assurer l’accessibilité en ligne des plateformes, cours et ressources pédagogiques. Renforcer les services de soutien aux étudiants, tels que les services de conseil académique et psychologique, les services d’orientation professionnelle et les services d’assistance aux étudiants internationaux, est également crucial, tout comme l’intégration de perspectives interculturelles et de diversité dans les programmes d’études. Vous trouverez ces aides sur le site du conservatoire.be

En outre, l’utilisation d’un langage inclusif dans toutes les communications institutionnelles, la fourniture d’informations et de ressources dans plusieurs langues et la mise en place de mécanismes d’évaluation régulière pour suivre les progrès en matière d’inclusion et identifier les domaines nécessitant des améliorations continues sont des pratiques essentielles. En impliquant les étudiants, le personnel et les parties prenantes externes dans ce processus, notre établissement crée un environnement éducatif plus ouvert, équitable et accueillant pour tous les étudiants.

Pour renforcer davantage l’inclusion, notre établissement met en place des programmes de mentorat ou de parrainage pour les nouveaux arrivants, en particulier les étudiants internationaux et ceux issus de milieux défavorisés. De plus, il propose des programmes d’échange et de mobilité qui prennent en compte les besoins spécifiques des étudiants en situation de handicap ou des étudiants issus de milieux défavorisés, favorisant ainsi leur participation à des expériences internationales enrichissantes. Il est également important d’encourager la participation des étudiants dans la vie universitaire en organisant des événements et des activités inclusives qui favorisent le dialogue interculturel et la création de liens sociaux entre les étudiants de divers horizons. Ces activités culturelles sont organisées par d’anciens Erasmus OUT.

Notre établissement collabore avec des organisations locales, des entreprises et des institutions gouvernementales pour promouvoir l’inclusion sociale et professionnelle des étudiants diplômés, en offrant par exemple des stages et des opportunités d’emploi adaptées à leurs besoins et à leurs compétences. Enfin, il est essentiel de garantir la transparence et la responsabilité en matière d’inclusion (publication site).

B. Venir à une deuxième permanence durant la première semaine du deuxième quadrimestre avec les documents à préparer et avant la deadline des établissements de votre choix :

Vous êtes candidats-Erasmus avec l’octroi d’une bourse et vous devez préparer vos candidatures. Attention, chaque établissement demande les mêmes documents mais cela peut sensiblement varier. Vérifiez ces détails sur leur propre site ! Cette partie B est destinée à clôturer votre dossier d’envoie.

Aucun document papier n’est demandé. Ils sont scannés ou envoyés par email.

Toutes les candidatures doivent être envoyées AVANT LES CONGES DE PRINTEMPS (avril)

Les établissements filtrent les étudiants-candidats en fonction de leur profil académique, de leur résultat et de leur motivation.
Les documents communs et obligatoires à toute candidature sont à préparer avant de soumettre vos candidatures:

1. Demander le relevé de vos résultats au secrétariat étudiant (tous les résultats obtenus dans l’enseignement supérieur avant l’introduction de votre candidature Erasmus), leur demander de l’envoyer par mail;
2. Demander votre contrat d’étude de cette année académique au secrétariat étudiant (ils peuvent me l’envoyer en PDF, c’est encore mieux!);
3. Les candidatures sont à préparer dans le système Mobility Online – Become an Applicant (venir à une permanence pour s’y inscrire et préparer votre compte). Tout se fait dans ce système si votre destination utilise également ce système.
4. Si la destination ne souhaite pas utiliser de système online, il faudra préparer deux documents par établissement: Application Form, Learning Agreement et tout envoyer par email (y compris le CV, les liens vidéos, etc etc).
   
5. Trouver le catalogue de cours de tous les établissements (un lien, un PDF, …).

Learning Agreement: (Tableau A: liste des cours que vous suivrez là-bas en reprenant leur catalogue et sans traduire les intitulés, en indiquant le nombre de crédits et les abréviations s’il y en a et, Tableau B : réécrire la liste des cours que vous auriez suivis au CrB pendant l’année de votre Erasmus). Ce Learning Agreement est une première fois complété et signé numériquement afin qu’il se rapproche le plus possible de sa version définitive. La version définitive est signée durant une permanence Erasmus et jamais par mail.

Quand vous aurez préparé ces documents, il faut se rendre à l’une des permanences d’avant mi-janvier afin de vous inscrire dans le système EASY (ne pas s’y inscrire seul, svp) et y uploader vos documents.

Les candidatures sont uniquement envoyées durant une permanence, au plus tard le jeudi 4 avril 2018, quelle que soit la deadline de l’établissement. Sous ce lien, vous trouverez les établissements qui reçoivent les candidatures via le système online EASY-DREAMAPPLY. Les autres, seront à envoyer par mail et aussi durant une permanence.

L’acceptation de votre candidature est parfois tardive (fin mai, voire juin et même fin juin). L’étudiant ne peut introduire lui-même une candidature via une autre procédure ou lui-même!

C. Vos candidatures ont été envoyées :

L’établissement d’accueil approuve ou non la demande de mobilité et transmet sa décision au Coordinateur Erasmus du CrB et à l’étudiant concerné. Une lettre de confirmation est parfois envoyée. Les réponses arrivent parfois en main ou juin !

Si vous êtes acceptés, voici ce qu’il vous reste à faire pour partir dans les meilleures conditions possibles !

8. Avant le 1er juillet, test de langue OBLIGATOIRE, AVANT et APRES le séjour Erasmus d’au moins 2 mois si l’une des langues suivantes est utilisée comme langue principale d’enseignement (me communiquer dès que possible la langue d’enseignement officiel de votre établissement d’accueil !) : Bulgarian, Czech, Danish, German, Greek, English, Spanish, Finnish, French, Croatian, Hungarian, Italian, Dutch, Polish, Portuguese, Romanian, Slovak and Swedish up until B2 level for Portuguese; and at A1 level for Bulgarian, Czech, Danish, Greek, Finnish, Croatian, Hungarian, Polish, Romanian, Slovak and Swedish (sauf s’il s’agit de la langue maternelle de l’étudiant). Le test en ligne évalue les compétences linguistiques – audition, lecture et écriture – selon le Cadre Européen Commun de Référence (CECR).

Les participants doivent OBLIGATOIREMENT remplir le premier test de niveau avant de partir en mobilité afin de permettre l’évaluation de leurs compétences linguistiques sauf circonstances exceptionnelles dûment justifiées.

En fonction de leur maitrise de la langue, les participants ont la possibilité d’accéder à la plateforme d’apprentissage OLS pour suivre un cours de langue en ligne avant ou pendant leur période de mobilité. Cela doit être convenu entre l’apprenant et l’institution/organisation responsable de la sélection.

Pour avoir accès au test de langue, l’étudiant recevra un email du Coordinateur du CrB avec un login et mot de passe pour accéder à la plateforme du test.
Pour rappel, les étudiants ayant obtenu, lors de leur première évaluation, un résultat allant du niveau A1 au niveau B1 du CEFR se voient automatiquement attribuer une licence de cours de langues. Les étudiants ayant obtenu un résultat supérieur ne reçoivent pas d’invitation automatique et c’est au bénéficiaire à attribuer éventuellement une licence cours sur base des besoins et motivation des étudiants, avec également possibilité, pour ces étudiants, de suivre un cours dans la langue locale si celle-ci diffère de la langue d’enseignement. Cette opportunité est également offerte aux étudiants dont la langue d’enseignement est la langue maternelle.
Pour l’année académique 2017-18, 30 EUR vous seront versés sur présentation d’un facture d’achat pour un logiciel ou un livre d’apprentissage d’une langue.

9. Avant le 1er juillet, une assurance maladie est obligatoire pour tous les étudiants quittant le territoire et effectuant une Mobilité Erasmus. Cette assurance est parfois exigée pour une candidature. La carte européenne d’assurance maladie est indispensable et vous pourrez vous la procurer en consultant le site de l’UE.

10. Avant votre départ, votre inscription au Conservatoire royal de Bruxelles doit être administrativement en ordre avant votre départ: 100% du minerval pour l’année 2019-20 doit être intégralement payé avant votre départ. Si vous partez en Erasmus en ayant payé que 10% de votre minerval, vous n’aurez pas votre Bourse Erasmus et vous perdrez votre inscription et donc, vous devriez retourner en Belgique.

L’assurance doit obligatoirement comprendre les éléments suivants:
– assurance voyage (y compris dégât ou perte des bagages), 
– responsabilité civile (incluse déjà dans l’actuelle assurance scolaire)
– accident et maladie grave (y compris incapacité temporaire ou permanente), 
– décès (y compris rapatriement)

DÈS LE RETOUR…

1. Les coordinateurs des deux établissements encodent toutes données de collaboration, échanges et rapports de la mobilité dans le programme Mobility Tool mis à disposition par la Communauté Européenne. Cet encodage est automatiquement généré et envoyé aux coordinateurs à la fin de l’échange.
2. Les deux établissements sont invités à contrôler et à évaluer la qualité des échanges. Le coordinateur du Conservatoire se charge alors de rencontrer les étudiants Erasmus entrants et sortants. L’agence nationale Erasmus peut demander cette évaluation à tout moment.
3. L’étudiant doit remplir un rapport final envoyé par mail par l’agence nationale belge Erasmus
4. Pour recevoir les 30% restants de votre bourse Erasmus, l’étudiant devra :

• Avoir rempli le rapport final (envoyé par l’AEF)
• Remettre au Coordinateur du Conservatoire de Bruxelles au plus tard le 10 juillet son Transcript of records (L.A. section: After Mobility) remis par l’établissement hôte
• Revenir en Belgique avec une attestation de séjour remise et signée par l’établissement hôte
• Réaliser le test OBLIGATOIRE de langue OLS