ERASMUS STAFF OUT

Procédures administratives pour le personnel enseignant ou administratif candidat à une mobilité Erasmus à des fins de mission d’enseignement, de recherche ou d’observation (en Europe).

Actuellement, durant la crise COVID, il n’est pas possible d’inviter du personnel enseignant étranger. Si vous souhaitez partir, les bourses de mobilité seront versées en partie avant la mobilité (10%) et le solde restant quand la mobilité a été réalisée (90%). Une assurance annulation pour votre vol et l’hébergement afin est donc exigée. Les mobilités Erasmus sont validées comme “voyages essentiels” par le SPF des affaires étrangères mais vous devrez néanmoins respecter les mesures administratives décrites sur leur site et dans le pays d’accueil.

Pour les projets qui dépassent les frontières européennes (Erasmus+ International Credit Mobility), ces projets seront progressivement intégrés dans les procédures et projets éligibles. Nous vous tiendrons au courant des nouveautés dès qu’elles seront connues ! 

Lien d’information pour la KA 107 
Guide pour porter à bien votre projet KA 107

Si vous souhaitez partir en Erasmus, les demandes doivent être introduites à l’aide de ce document dès que vous envisagez un projet de mobilité. Le nombre de missions étant limité, l’ordre chronologique des dossiers complets sera pris en compte. Néanmoins, n’hésitez pas à prendre contact avec le coordinateur pour obtenir une première information et connaître l’état actuel du budget !

Pour partir ou inviter un collège, le projet est définitivement validé si les documents sont complétés intégralement et signés. Si vous souhaitez partir en Erasmus, les demandes doivent être introduites par e-mail dès que vous envisagez un projet de mobilité. Le nombre de missions étant limité, l’ordre chronologique des dossiers complets sera pris en compte. Néanmoins, n’hésitez pas à prendre contact avec le coordinateur pour obtenir une première information et connaître l’état actuel du budget !

FORMULAIRE DE DEMANDE D’UN PROJET ERASMUS

Vous pouvez toujours vous rendre à l’une des permanences ERASMUS pour toute aide ou information concernant votre projet et même remplir vos documents et les signer, c’est bien plus efficace que des emails !
RDV en cliquant ICI : http://bit.ly/Erasmus-crb
Rue du Chêne (rez-de-chaussée): mercredi: 10h à 13h et 14h30 à 17h30

Avant tout…

La Mobilité ne peut être effectuée que dans un pays membre de l’UE où vous n’êtes pas domicilié et seulement si un échange est réalisé: un membre du personnel ‘sortant’ invite dans la même année académique son homologue étranger à Bruxelles. Souvent, l’échange se fait si vous connaissez un professeur dans un autre établissement. Dans le cas contraire, il faut trouver une personne qui fera l’échange avec vous;

  • Vous vous engagez à prendre en charge les modalités pratiques de l’accueil de votre collègue (réservation des classes, réalisation d’une affiche promotionnelle chez notre chargée de production, dissémination de son arrivée via votre CO, etc etc);
  • Votre mission n’excèdera pas 2/3 jours, hors voyage;
  • Votre mission ne peut pas être effectuée dans le pays de votre lieu de résidence (sauf si vous partez sans bourse Erasmus);
  • Il faudra remettre vos preuves d’achats du ticket d’avion, des dépenses liées à l’hébergement et des assurances;
  • Il faudra aussi prévoir une assurance annulation pour l’avion et l’hôtel;
  • Il peut s’agir de trois types de mobilité:

    Missions d’enseignement : cette activité permet au personnel des EES participant au programme d’enseigner dans un EES partenaire à l’étranger. Minimum 8h de prestation

    Missions de formation (formation ou mission d’observation) : l’objectif de ce type de mission est le développement professionnel des membres du personnel, cet objectif doit s’inscrire dans la stratégie d’internationalisation et de modernisation du bénéficiaire. S’il s’agit d’une formation professionnelle, il n’y a pas d’échange demandé (ies remises de cours sont d’application). Dans le cas d’une mobilité combinant formation, observation et enseignement, le minimum d’heures d’enseignement est rabaissé à 4 heures.
    – Experts invités : cette activité permet à un EES d’inviter les membres du personnel d’entreprises et/ou d’organismes publics ou privés d’un pays du Programme actif sur le marché du travail ou dans les domaines de l’éducation, de la formation et de la jeunesse (y compris les doctorants employés) à venir enseigner chez lui.                                 

    Mobilité hybride combinant du virtuel et du présentiel

  • Si votre mission s’inscrit dans ce cadre institutionnel et si votre demande de subside est demandée dans les délais, un aide financière forfaitaire et par mission vous sera octroyée par l’Union Européenne et varie selon la durée et la distance. Il s’agit d’une aide financière et non d’un remboursement de tous vos frais. Toutefois, vos frais devront être prouvés en nous envoyant vos justificatifs et l’estimation devra tenir compte des prix les plus avantageux, … Cette bourse couvre généralement vos frais d’avion et d’hôtel.

    Il s’agit d’un calcul automatisé qui tient compte de plusieurs paramètres. C’est pourquoi le montant définitif peut varier entre deux missions effectuées pendant la même période dans des pays voisins ! Si le budget que vous aviez estimé dépasse l’aide octroyée, la différence sera à votre charge. Votre budget prévisionnel proposé ne peut donc être considéré comme définitif: vous recevrez un montant fixe variable en fonction du pays et de la durée du séjour et calculé en fonction des montants soumis par l’Agence Nationale Francophone Erasmus. Le budget définitif sera transcrit dans un contrat de bourse signé par le Conservatoire et le Membre du personnel avant son départ. Aussi, si vos frais de voyage sont très inférieurs à la bourse Eramsus, celle-ci sera diminuée afin d’en faire profiter d’autres collègues qui souhaitaient partir ! Dans ce dernier cas, nous garantissons la couverture de vos frais (avion et hôtel).

Vous souhaitez inviter un collègue étranger…

Pour le Staff “entrant”, c’est à dire, si vous souhaitez inviter un collègue européen, un échange n’est pas demandé et il est toujours possible d’inviter quelqu’un ! Il n’y a pas de deadline. Vous pourrez inviter des experts, des professeurs, du personnel administratif tout au long de l’année académique. Cependant, vous prendrez en charge l’accueil du professeur et l’encadrement de son séjour à Bruxelles (accueil au Conservatoire, réservation de l’auditorium avec M. Heylen, réservation des classes, planning, …). Vous vous engagez à promouvoir cette Master Classe ou autre mission Erasmus en réalisant une affiche avec l’aide du service Production du Conservatoire (production@conservatoire.be) en mentionnant clairement “Dans le cadre de projets Erasmus+. Coordination: Salvatore Gioveni et votre nom). Pour information, si vous souhaitez héberger ou engager des frais divers pour l’accueil de votre collègue, c’est bien entendu à votre charge. En vous concertant avec votre collègue étranger, vous vous mettez d’accord sur les dates de sa venue.

Pour introduire une demande de Staff “entrant”, veuillez remplir intégralement ce document et le renvoyer à Salvatore Gioveni.

Exemple de mission d’enseignement:
Madame X souhaite partir au Conservatoire Supérieur de Madrid pour y effectuer une mission d’enseignement de 3 jours avec 8h de cours dispensés. La durée de la mission, voyage compris est de 5 jours. Une aide financière de 695 EUR pourra lui être octroyée. En échange, Monsieur Y du Conservatoire Supérieur de Madrid viendra effectuer une mission d’enseignement dans notre Conservatoire pour la même durée de mission durant la même année académique.

Vous souhaitez partir en Erasmus…

Rassemblez toutes les informations concernant le professeur, l’établissement, les dates d’échange et votre projet…et remplissez ce document, dans un premier temps.

1. Remplir intégralement les deux documents (contrat de bourse et Teaching Agreement) et les signer deux semaines avant votre départ (s’ils sont incomplets, la demande n’est pas pris en compte et sans signature le jour de votre départ, la bourse ne sera pas octroyée)
2. Nous fournir une lettre d’invitation mentionnant les dates, le Conservatoire et votre nom. Cette lettre est à demander au Coordinateur du Conservatoire où vous irez en mobilité.

 

Si votre projet est accepté:

AVANT LE DÉPART
Il faudra donc valider les 3 documents au plus tard deux semaines avant votre départ.

A VOTRE RETOUR
Nous recevrons une attestation de séjour afin de confirmer la réalisation de votre mission. C’est une obligation institutionnelle demandée par l’Agence. Ce document vous sera remis avant le départ.

Vous devrez remplir en ligne un rapport final remis à l’Agence Européenne Francophone (AEF). Un mail automatisé vous sera envoyé par l’AEF dans les jours qui suivent la fin de votre mission.

Bonne mission !
Salvatore GIOVENI

Any questions?

Contact our Coordinator: Salvatore Gioveni

OFFICE HOURS/PERMANENCES ERASMUS

Rue du Chêne

Mercredi/Wednesday
SUR RDV UNIQUEMENT/ONLY WITH APPOINTMENT
10h00-13h00 et 14h00-17h00

RDV obligatoire : https://bit.ly/Erasmus-crb

PAS DE PERMANENCE ERASMUS / OFFICE CLOSED :

6 JUILLET -> 23 AOUT : pas de permanences Erasmus / Erasmus Office closed (included Emails)

SEPTEMBRE : permanences réservées aux Erasmus IN (contacts par emails uniquement)

OCTOBRE : début des permanences pour les étudiants souhaitant partir en Erasmus l'année académique suivante.